其实对于这种非常规范、有规律的表格,在你碰到问题之前绝对有很多前辈也碰到了类似的问题,肯定有工具/插件可以实现。
这里的话给大家分享一个工具:doc2xls。
这是一个基于VBA编写的表格工具,作者是一位VBA大神。可以前往官网进行下载:
http://www.eersoft.com/index.html
将插件下载完毕之后,只有一份简简单单的Excel文档,这个就是我们今天要使用的插件了。
首先我们需要对Word文档进行整理,提取我们需要的信息,例如这里红圈圈住的即是我们想要的信息。
然后我们将这份文档另存为一份模板文件,并且将文字都删除掉,在需要提取数据的位置标记A/B/C/D等等对应列号。
对应列号是什么意思呢?比如我们想将姓名放到A列,那么就填写A,想将邮箱放到F列,就填写F,一个字段对应Excel里的一列即可。
如下即为上图对应的表格,这里只是给大家做个示范:
接下来的操作就非常爽了,10秒钟的时间你就能将这些文档批量导入到Word中,点击插件中的「Doc2xls」。
这个时候会打开一个窗口,选择「模板文件」和需要导入的「文件」,直接导入即可。
稍等片刻,插件就将所有的Word全部导入到Excel中完毕了:

是不是非常简单呢?哪怕文件在多也不怕了,为了方便校验,你还可以勾选「导入源文件的文件名」,当然底下还有四五个配置可以勾选。
当然对于这种需求,小北是不推荐大家使用Word文档来收集的,不仅非常难以规范用户数据的录入,例如你无法保证:
这么时候,尽量使用一些在线工具,例如「金山文档」来完成吧,这是一个非常赞的功能,跟问卷有点像,但是更加简洁,让填写表格信息录入更加简单。例如,想要制作员工的花名册,需要让员工填写录入,只需要在表格的第1行录入字段,然后选择「数据选项卡」,点击「根据表格生成收集表」,可以看到右侧有一系列的字段名,点击「生成」。
发布成功之后,直接把二维码或者链接发送给小伙伴,即可在线生成表单式的录入模板。同时录入的数据会保存到这份工作表中,更加强大的是,还会检测部分数据的格式,错误的数据拒绝录入。
再也不怕收集数据花费时间了,错误数据直接拒绝录入,大大减少检查的工作量,是不是非常棒呢~至此,我们就完成了Word文档批量转Excel的操作,并且利用了金山文档在线创建表单去搜索信息,更加高效地完成了操作。—END—
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