电子邮件礼仪

作者：碰撞测试

网络时代电子商务发达，无论是个体还是公司，电子邮箱都是一个必不可少的工具。所以在此基础上实现信息规范化——知晓电子邮件礼仪显得尤为重要。

一、 电子邮箱选用

1. 常见的电子邮箱类型

[1] QQ邮箱（腾讯公司提供的免费电子邮箱）

优点：使用用户多；3G大容量，还会自动扩展容量；可以和QQ/微信进行绑定，新邮件到达及时通知。

缺点：容易收到广告；QQ邮箱意味着可以通过QQ简介查看个人情况，可能会造成一些不必要的麻烦。

[2] 163邮箱（网易公司提供的免费电子邮箱）

优点：中文电子邮箱第一品牌，技术力量雄厚。无限容量，可以通过网盘发送2G超大附件。支持Pop3/IMAP/SMTP，可以通过电子邮箱接收传真。

缺点：会有广告。

[3] Gmail（Google提供的免费电子邮箱）

优点：目前提供15 GB的免费存储空间。全球最大的互联网公司之一，容量大，安全、服务有保障。

缺点：服务器在国外，国内用户访问速度较慢。

[4] Hotmail（微软公司提供的免费电子邮箱)

优点：大公司，技术力量雄厚，可以与Outlook客户端完美结合。

缺点：服务器在国外，国内用户访问速度慢，英文界面。

2. 适用电子邮箱情况

[1] 需要留下官方的记录内容。

[2] 同时与多人交谈，而此时不方便安排会议。

[3] 需要对方不做出回复前仔细思考此话题。

[4] 需要将对方的信息转发给第三者

[5] 见面或点发之前预约时间

另外当电子邮件具备一定的信息时是可以作为呈堂供证，因此为了防止造成“邮箱车祸现场”，一定要避免冲动行为，理性思考。

二、 电子邮箱礼仪

1. 邮件填写顺序

1) 寄件人填写

同时拥有多个邮箱账号的时候，根据需要，选择相应的邮箱账号。可以设置”姓名拼音式”邮件名显得更加正式。

2) 附件填写

Ø 邮件带有附件可在正文中提醒收件人查看。

Ø 同时附有多个附件应在正文中对附件内容做简要说明。

Ø 附件是会被收件人下载的，所以一定要拟好标题，明确说明信息，方便收件人今后搜索查看。

Ø 传送附件要注意文件大小是否超过可传送大小。

Ø 特殊格式的附件要考虑对方邮箱是否有内置程序打开。

Ø 附件文件内容不多，可以将关键内容贴一份放在正文里，收件人看邮件会更加省事。

3) 正文填写

v 语气的选择要考虑和收件人之间的关系，以及文件内容。

v 内容需要精简，要便于收件人理解。

v 结构可以遵循金字塔结构：中心明确，分层叙事，逐层铺开。

4) 主题填写

 主题需要简短凝练，因为主题直接决定对方会不会打开文件。

 例如在向对方征求确认信息时：“简短概括内容+请确认”。

 一般建议一篇邮件不要讲太多主题。

5) 收件人填写

ü 收件人与抄送人

收件人一般是最直接相关需要来处理邮件的人。

抄送人式需要知晓或备份，不需直接办理的人。

ü 密送是同时将一封邮件发给其他联系人，但收件人和抄送人不会看到密送人。

ü 回复和回复所有

回复是回复发送人。

回复所有是回复给所有的收件人和抄送人。

2. 邮件发送

最后在邮件发送之前确认好邮件内容。

考虑好邮件发送的时间，收件人会在什么时间看邮件。

紧急邮件，可以电话或者发短信提醒对方查看，防止邮件被错过。

• 1、刺猬实习遵循行业规范，任何转载的稿件都会明确标注作者和来源
• 2、刺猬实习的原创文章，请转载时务必注明"来源：刺猬实习"，不尊重原创的行为刺猬实习或将追究责任
• 3、作者投稿可能会经刺猬实习编辑修改或补充。